Dataskydd

VR:s dataskyddsbeskrivning

5.12.2019

 

Så här behandlar vi dina personuppgifter

Vi vill skydda din integritet på bästa möjliga sätt och tar därför dataskyddet på högsta allvar. Vi använder dina personuppgifter endast för de ändamål som vi har berättat om på förhand och endast i den omfattning det är nödvändigt med tanke på syftet med behandlingen. Dina uppgifter behandlas endast av de personer till vars uppgifter behandlingen av uppgifterna hör.


Dataskyddsbeskrivningen berättar om skyddet av din integritet och till exempel om följande:

  • Vilka personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål

  • När och på vilket sätt vi kan dela dina personuppgifter med våra samarbetspartner

  • Vilka rättigheter du har och hur du till exempel kan kontrollera dina personuppgifter.

Det är möjligt för alla personer över 13 år att skapa användarnamn till VR:s tjänster. Du ansvarar för inloggningsuppgifterna för ditt användarnamn, för att de är korrekta, uppdaterade och används på behörigt sätt.

 
Om du misstänker att dina inloggningsuppgifter har hamnat i fel händer, ändra lösenordet omedelbart. Du kan säga upp ditt användarnamn genom att skicka en begäran om avslutande av användarnamnet per e-post till adressen palaute@vr.fi.

 

Dataskyddsbeskrivning för VR:s kunduppgifter 

1. Personuppgiftsansvarig

VR-Group Ab (nedan kallad VR)
FO-nummer: 1003521-5

PB 488
00101 Helsingfors
tfn 029 43 43
 

2. Dataskyddsombud och kontaktuppgifter

VR-koncernens dataskyddsombud: tietosuojavastaava@vr.fi
I frågor som gäller registret kan du kontakta oss per e-post: palaute@vr.fi


3. För vilket ändamål använder vi dina personuppgifter?

a. För att kunna erbjuda dig så mångsidiga och personliga tjänster och kundservice som möjligt, som till exempel resetjänster som passar just dig, anpassad kommunikation och rekommendationer om olika tjänster. Vi utvecklar och följer upp våra tjänster genom att analysera personuppgifter och utifrån detta skapa kundprofiler.

b. För att kunna genomföra försäljning och marknadsföring samt för att göra det enklare för dig att uträtta ärenden i våra servicekanaler (såsom webb-, automat- och mobiltjänster samt i sociala medier och digital marknadsföring). Vi vill utveckla våra tjänster tillsammans med våra kunder med hjälp av kundenkäter och kundundersökningar.

c. För att kunna behandla feedback och på det sättet förbättra och utveckla vår verksamhet samt för att svara på frågor. Vi behandlar och svarar på alla ersättningsansökningar som vi får. Vi sparar uppgifter om till exempel åtgärderna och samtalen inom kundservicen för att kunna verifiera olika transaktioner och utveckla vår service.

När vi behandlar dina personuppgifter på ovannämnda sätt grundar behandlingen sig på verkställandet av det avtal som du ingått med VR. Vi kan även göra kundenkäter om vi har fått ditt samtycke till detta.
Dessutom kan vi behandla dina personuppgifter för att uppfylla de skyldigheter som vi har enligt lag eller myndighetsbestämmelser, utan att glömma säkerheten och vårt ansvar. Då grundar behandlingen sig på en rättslig skyldighet.
Vi kan överföra dina personuppgifter inom VR-koncernen på grundval av ett berättigat intresse om det finns en särskild anledning till detta.

På webbplatsen vr.fi använder vi cookies till exempel för att genomföra våra tjänster och underlätta användningen av tjänsten. Läs mer om cookies på webbplatsen vr.fi.
 

4. Informationskällor

Vi samlar in uppgifter om kunden i första hand av kunden själv i samband med beställningar och skapandet av användarnamn till VR:s tjänster, vid köp och användning av tjänster, i våra digitala tjänster, vid kundservice, i samband med kundenkäter samt i övrigt direkt från kunden (t.ex. uppgifter som fåtts via spel och lottningar). 
Uppgifter om kunden skapas också i VR:s datasystem i samband med resor och användning av tjänster. Vi kan uppdatera uppgifterna utifrån befolkningsdatasystemet eller motsvarande pålitliga, externa informationskällor, så att vårt register hålls uppdaterat.

 

5. Uppgifter som samlas in om kunder

Personuppgifter med anknytning till resor och produktion av tjänster

Vi behandlar de kunduppgifter som räknas upp nedan:

  • Uppgifter om tjänster, köp, betalningar och resor, inkl. bland annat den e-postadress och det telefonnummer som använts för att leverera tågbiljetter eller i samband med andra tjänster. Vid köp av personliga biljetter ber vi även om kundens namn och födelsedatum.

  • Information om användning av tjänster i olika kanaler, såsom webb-, automat- och mobiltjänster, inkl. bland annat logg- och transaktionsuppgifter samt de cookies som behövs för att koppla ihop sidladdningar.

  • De positioneringsuppgifter som skapas i samband med användning av tjänster.

  • Operativsystemet och språket i den enhet som kunden använder samt enhetens modell.

  • Uppgifter i resedokument, såsom passnummer, vid gränsövergång.

  • De uppgifter om kundens bil som kunden angett för transport av bilen.

  • Uppgifter som behövs för direktmarknadsföring och kundkommunikation, såsom vilka meddelanden som skickats och vilka som öppnats.

  • Inspelningar av kundsamtal.

  • De uppgifter som behövs för att beställa och genomföra assistansservicen, såsom namn, information om hjälpbehovet, kontaktuppgifter och uppgifter om resan.

  • Uppgifter i kundrespons och ersättningsansökningar samt de uppgifter som behövs för att svara på dessa, inkl. bankuppgifter.

  • De uppgifter som används för att anpassa tjänsten personligt och underlätta användningen och som fåtts av kunden, såsom favoritförbindelsesträckor och favoritplats på tåget samt grupperings- och profileringsuppgifter.

  • Vi behandlar kundens personbeteckning på grundval av kundens samtycke i vissa tjänster som förutsätter identifiering av kunden, såsom identifiering med hjälp av identitetskort. Vid identifiering med hjälp av identitetskort sparas personbeteckningen inte i läsbart format, och den teckensträng som skapas kan inte kopplas till personbeteckningen.

  • Tillstånd och förbud för direktmarknadsföring och kundenkäter. 

Personuppgifter som behövs för kundkommunikation

Av dem som är registrerade i digitala tjänster, dvs. de kunder som skapat användarnamn i VR, sparar vi dessutom namn, födelsedatum, språk samt närmare kontaktuppgifter, såsom adress och telefonnummer.

Av de kunder som skapat användarnamn till VR:s tjänster behandlar vi också samtycken och förbud i anslutning till direktmarknadsföring, uppgifter om genomförande av direktmarknadsföring och kundkommunikation samt uppgifter som personaliserar tjänsten och gör det lättare för dig att uträtta ärenden

Uppgifter om företagskunder

När det gäller företagskunder kan vi även samla in kontaktpersonens och de övriga företagsanvändarnas namn och kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress och telefonnummer. 

 

6. Personuppgiftsbiträden

Vi anlitar pålitliga tjänsteleverantörer som stöd för behandling av personuppgifter, såsom vid underhåll och utveckling av IT-system, produktion av tjänster samt i olika forsknings- och utvecklingsuppdrag. Dessa experter behandlar personuppgifter på uppdrag av oss. Uppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Detta säkerställs med hjälp av avtal mellan organisationerna.

Vi kan lämna ut dina personuppgifter till våra samarbetspartner i följande situationer:

  • Behandling av kundrespons. Vi kan lämna ut din respons och dina kontaktuppgifter till vår samarbetspartner, om din respons gäller vår samarbetspartners service. I en sådan situation begär vi dig dock i första hand kontakta samarbetspartnern. Om vi förmedlar din respons som innehåller dina personuppgifter, informerar vi dig om utlämnandet av dina personuppgifter.

  • Köp av tjänster hos vår samarbetspartner. Om du köper våra samarbetspartners tjänster av oss, kan vi lämna ut dina personuppgifter som behövs för genomförandet av tjänsten till vår samarbetspartner.

VR kan använda personuppgifter och uppgifter om resor och lämna ut dem inom VR-koncernen för att användas vid marknadsföring av andra företag.
Vi lämnar inte ut kunduppgifter utanför VR eller de parter som deltar i produktionen av VR:s tjänster utan en sådan rättslig grund som avses i dataskyddsförordningen.
 

7. Överföring och utlämnande utanför EU eller EES-området

Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller de länder som Europeiska kommissionen konstaterat erbjuda garantier som säkerställer en tillfredsställande skyddsnivå, om man inte genom avtal eller på andra sätt som avses i lagen har säkerställt att dataskyddet ligger på en tillräcklig nivå. När det gäller resor till Ryssland lämnas dock nödvändiga uppgifter om resan ut till gränsbevakningsmyndigheterna och andra myndigheter samt det ryska järnvägsbolaget (RZD). 
 

8. Lagringstid för personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det med tanke på användningssyftet är nödvändigt och iakttar gällande lagstiftning. Efter detta raderas eller anonymiseras personuppgifterna.
Vi uppfyller våra rättsliga skyldigheter vid behandling av personuppgifter, med beaktande av bland annat bokföringslagstiftningen, EU:s förordning om rättigheter och skyldigheter för tågresenärer samt lagen om ansvar i spårtrafik. När avtalsförhållandet upphör bestäms lagringstiden för uppgifterna enligt användningsändamål och gällande lagstiftning.
 

9. Våra kunders rättigheter

Som vår kund har du rätt till dina personuppgifter, där VR är personuppgiftsansvarig. Du kan utöva dina rättigheter genom att lämna en dataskyddsbegäran via en blankett på webbplatsen vr.fi. Alternativt kan du kontakta VR:s kundservice per telefon. Vi svarar på din begäran inom en månad. Vi uppfyller dessa rättigheter på de sätt som anges här, med beaktande av tillämpliga lagar och därtill relaterade begränsningar.
Om du köper biljetter via en annan tjänsteleverantör, är denna tjänsteleverantör en självständig personuppgiftsansvarig. När du använder en registrerads rättigheter via VR:s tjänster riktar sig begäran inte till och förmedlas inte heller till någon annan personuppgiftsansvarig. Kontakta i sådana situationer tjänsteleverantören direkt, om du vill utnyttja dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

Som vår kund har du följande rättigheter i fråga om dataskydd:

1. Rätt till tillgång

Du har rätt att få en kopia av dina personuppgifter och en bekräftelse på huruvida vi har behandlat dina personuppgifter. Kopian levereras i första hand via krypterad e-post eller som dokument per post. Vissa uppgifter såsom samtalsinspelningar är endast tillgängliga på VR:s verksamhetsställen.

2. Rätt till rättelse

Du har rätt att be oss att rätta inkorrekta eller felaktiga uppgifter som rör dig. Om du är registrerad i digitala tjänster kan du redigera dina personuppgifter direkt via vår webbplats eller vår applikation. Dessa uppgifter är till exempel namn, adress och kontaktuppgifter.

3. Rätt till radering

Du har rätt att be oss att radera alla dina personuppgifter. Begärandena behandlas från fall till fall. VR har en rättslig skyldighet eller rättighet att bevara vissa uppgifter, vilket innebär att dessa inte kan raderas.

4. Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att i vissa särskilda situationer som fastställts i förordningen be att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

5. Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot användning av dina personuppgifter för till exempel direktmarknadsföring. Du kan på grundval av din personliga situation göra invändningar mot behandling som grundar sig på VR:s berättigade intresse.

6. Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få dina uppgifter av oss i ett strukturerat och allmänt använt format för att kunna överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller de uppgifter som är i elektroniskt format och som behandlas på grundval av ditt samtycke eller verkställandet av ett avtal. Uppgifterna skickas till dig via krypterad e-post.

7. Rätt att återkalla sitt samtycke

Du har rätt att återkalla ditt samtycke om det ligger till grund för behandlingen av personuppgifter. Om du återkallar ditt samtycke slutar vi behandla dina personuppgifter på grundval av samtycket. De personkunder som har registrerat sig i tjänsten kan återkalla sitt samtycke till elektronisk direktmarknadsföring genom att logga in på vår webbplats och redigera sina uppgifter.

8. Rätt att lämna in ett klagomål till en myndighet

Vi strävar efter att i första hand lösa eventuella tvister tillsammans med kunden. Om du anser att vi inte har behandlat dina personuppgifter enligt lag, kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet


10. Principer för skydd av uppgifter

Vi säkerställer säkerheten för behandlingen av våra kunders personuppgifter samt personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet med ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder, i enlighet med VR:s principer för informationssäkerhet. Personuppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst samt mot olaglig och oavsiktlig behandling. Personuppgifterna behandlas endast av de personer som VR särskilt berättigat till detta. Vi utbildar och instruerar våra anställda som behandlar kunduppgifter i dataskyddsfrågor.

 

Dataskyddsbeskrivning för VR-Group Ab:s kameraövervakning

25.5.2018

1. Personuppgiftsansvarig

VR-Group Ab (nedan kallad VR)
FO-nummer: 1003521-5
PB 488
00101 Helsingfors
tfn 0307 10

 

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Pekka Ahola
VR-Group Ab
PB 488
00101 Helsingfors

Dataskyddsombud: tietosuojavastaava@vr.fi 
 

3. Syftet med behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas för att upprätthålla ordningen och garantera säkerheten samt för att utreda brott, skador och olyckor i VR:s lokaler, fastigheter, utomhusområden och en del av tågmaterielen.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

 

4. Informationskällor

Ett kameraövervakningssystem som består av övervakningskameror med inspelning i VR:s lokaler, fastigheter, utomhusområden och tågmateriel.

VR har kameraövervakning med inspelning i de allmänna lokalerna på följande stationer:

Björneborg, Dickursby, Helsingfors centralstation, Hyvinge, Idensalmi, Imatra, Joensuu, Kajana, Karis, Karleby, Kemi, Kervo, Kouvola, Kuppis, Kyrkslätt, Lahtis, Pieksämäki, Riihimäki, Rovaniemi, S:t Michel, Salo, Seinäjoki, Tammerfors, Tavastehus, Träskända, Uleåborg, Vasa, Villmanstrand, Ylivieska och Åbo.

 

5. Registrets datainnehåll

De tids- och platsbundna videoinspelningar av VR:s lokaler, fastigheter, utomhusområden och tågmateriel som kameraövervakningssystemet lagrat.

 

6. Mottagare av personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Vi lämnar ut personuppgifter till Trafikverket i den mån lagstiftningen tillåter detta och på begäran även till andra myndigheter.

Vi anlitar externa aktörer som stöd för behandling av personuppgifter, bland annat vid underhåll och utveckling av IT-system samt i olika uppgifter i säkerhetskontrollrummet. Dessa tjänsteleverantörer behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och för vår räkning. Uppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagstiftning och denna beskrivning. Detta säkerställs bland annat med hjälp av personuppgiftsbiträdesavtal mellan organisationerna.

 

7. Överföring och utlämnande utanför EU eller EES-området

Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller de länder som Europeiska kommissionen konstaterat erbjuda garantier som säkerställer en tillfredsställande skyddsnivå, om man inte genom avtal eller på andra sätt som avses i lagen har säkerställt att dataskyddet ligger på en tillräcklig nivå.

 

8. Lagringstid för uppgifter eller kriterier för fastställande av lagringstiden

Videoinspelningarna lagras i normala fall i högst en månad. Uppgifterna kan dock vid behov lagras under längre perioder, till exempel på begäran av en myndighet.

 

9. Den registrerades rättigheter

Rätt till tillgång

Den registrerade har enligt dataskyddsförordningen rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som registrerats i VR:s kameraövervakningsregister. Efter att ha lämnat in en tillräckligt detaljerad och specificerad begäran om tillgång har den registrerade rätt att få de uppgifter i inspelningarna som rör honom eller henne, med beaktande av de rättigheter och begränsningar som fastställts i dataskyddsförordningen. Den skriftliga och undertecknade begäran om tillgång ska skickas till adressen: VR-Group Ab, PB 488, 00101 Helsingfors.

Svaret på begäran skickas per post till den som framställt begäran. För begäran debiteras en rimlig ersättning om det har gått mindre än ett år sedan den föregående begäran om tillgång.

Observera att Trafikverket ansvarar för kameraövervakningen på plattformarna på bannätet samt på vissa stationer.

 

Rätt att lämna in ett klagomål till en myndighet

Vi strävar efter att i första hand lösa eventuella tvister direkt med de registrerade. Om kunden anser att vi inte har behandlat personuppgifterna enligt lag, kan kunden lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet.

 

10. Principer för skydd av registret

De av VR:s lokaler där man behandlar personuppgifter är skyddade med hjälp av inpasseringskontroll i enlighet med anvisningarna om lokalsäkerhet.

Inspelningar och dokument i pappersform förvaras i låsta utrymmen dit utomstående inte har tillträde. Endast särskilt utsedda personer har tillgång till inspelningarna och dokumenten. Dokumenten förstörs enligt anvisningarna om informationssäkerhet.

Dokument och uppgifter i elektroniskt format är skyddade med hjälp av användarnamn, och mot intrång utifrån med hjälp av brandväggar, i enlighet med VR:s riktlinjer för informationssäkerhet. Endast personer med nödvändiga behörigheter har tillgång till uppgifterna.