Tietosuojaseloste

22.5.2018

 

Näin käsittelemme henkilötietojasi

Haluamme suojata yksityisyyttäsi mahdollisimman hyvin ja siksi suhtaudumme tietosuojaasi vakavasti. Käytämme henkilötietojasi vain ennalta kertomiimme käyttötarkoituksiin ja käsittelemme henkilötietojasi yksityisyyttäsi vaarantamatta.

Käsittelemme henkilötietojasi vain siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn kannalta tarpeellista. Voit olla huoleti, sillä tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

Alla löytyvistä tietosuojaselosteista saat lisätietoa yksityisyytesi suojasta. Kerromme tietosuojaselosteissa esimerkiksi:

  • Mitä henkilötietoja keräämme ja mitä tarkoituksia varten.

  • Milloin ja miten voimme jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppanien kanssa.

  • Mitä oikeuksia sinulla on, ja miten esimerkiksi pääset tarkastelemaan henkilötietojasi.

 

Tietosuojaseloste VR:n Asiakastiedoista

 

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5

PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

 

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

VR-konsernin tietosuojavastaava
Päivi Minkkinen

Tietosuojapäällikkö

Tanja Kalliojärvi

Ota yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä sähköpostitse: palaute@vr.fi

 

3. Mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi?

  1. Tarjotaksemme mahdollisimman monipuolisia ja henkilökohtaisia palveluja ja asiakaspalvelua, esimerkiksi toivomiasi junamatkustamisen palveluja, kohdennettua viestintää ja suosituksia erilaisista palveluista. Kehitämme ja seuraamme palvelujamme analysoimalla henkilötietoja ja tekemällä sen perusteella profilointia.

  2. Myynnin ja markkinoinnin toteuttamiseksi ja voidaksemme helpottaa asiointiasi eri palvelukanavissamme (kuten verkko-, automaatti- ja mobiilipalveluissa). Haluamme kehittää palvelujamme yhdessä asiakkaidemme kanssa asiakaskyselyjen ja -tutkimusten avulla.

  3. Voidaksemme käsitellä palautteita toimintamme parantamiseksi, kehittämiseksi ja myös vastataksemme kysymyksiin. Käsittelemme ja vastaamme meille osoitettuihin korvaushakemuksiin. Tallennamme tietoja esimerkiksi asiakaspalvelutoimenpiteistä ja -puheluista, jotta voimme todentaa osto- ja palvelutapahtumia ja kehittää palveluamme.

Kun käsittelemme henkilötietojasi edellä kuvatuin tavoin, on käsittelyn perustana VR:n kanssa tekemäsi sopimuksen täytäntöön paneminen. Asiakaskyselyitä voimme tehdä myös antamaasi suostumukseesi perustuen.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi hoitaaksemme lakiin sekä viranomaismääräyksiin perustuvat velvollisuudet turvallisuutta ja vastuullisuutta unohtamatta. Tällöin käsittelyn perustana on lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojasi voimme siirtää VR-konsernin sisällä oikeutettuun etuun perustuen, jos siihen on erityistä syytä..

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. Lisätietoja evästeistä sekä VR:n verkkosivujen teknisestä toteutuksesta.

 

4. Tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja keräämme ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, verkkosivuillamme, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy VR:n tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön ja matkustamisen yhteydessä. Voimme päivittää tietoja väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista luotettavista ulkoisista tietolähteistä.

 

5. Asiakkaista kerättävä tieto

Palveluiden tuottamiseen ja matkustamiseen liittyvät henkilötiedot

Käsittelemme alla kuvattuja henkilötietoja kanssamme asioineilta henkilöiltä sekä asiakasohjelmaan rekisteröityneiltä asiakkailta.

  • Palvelu-, myynti-, maksu- ja matkustustapahtumatiedot, sis. mm. junalipun toimitukseen tai muuhun palveluun tarvittava sähköposti ja puhelinnumero. Henkilökohtaista lippua ostettaessa pyydämme myös nimen ja syntymäajan.

  • Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet-, automaatti- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet.

  • Palveluiden käyttöön liittyvät paikannustiedot

  • Asiakkaan käyttämän laitteen malli, käyttöjärjestelmä ja kielivalinta

  • Matkustusasiakirjatiedot rajanylityksissä, kuten passin numero

  • Asiakkaan antamat auton tiedot auton kuljetusta varten

  • Suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot, kuten mitä viestejä on lähetetty ja onko niitä avattu

  • Asiakaspalvelupuheluiden nauhoitukset

  • Asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä, kuten Väestörekisterikeskuksen osoitetietojärjestelmästä, saatavat tiedot

  • Avustuspalvelun tilaamiseen ja toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten nimi, avun tarvetta kuvaavat tiedot, yhteystiedot ja matkaa koskevat tiedot.

  • Asiakaspalautteeseen, korvaushakemuksiin ja niihin vastaamiseen liittyvät tiedot, ml. pankkiyhteystiedot

  • Asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot, kuten suosikkiyhteysvälit ja suosikkipaikka junassa sekä asiakkuuden ryhmittely- ja profilointitiedot.

  • Henkilötunnusta käsittelemme asiakkaan suostumukseen perustuen tietyissä asiakkaan yksilöintiä tai tunnistamista vaativissa palveluissa, kuten henkilökorttitunnistaminen. Henkilökorttitunnistautumisessa henkilötunnusta ei tallenneta selkokielisenä, eikä syntyneestä merkkijonosta pysty palauttamaan alkuperäistä tietoa.

  • Markkinatutkimusten kiellot

 

Asiakasviestinnässä tarvittavat henkilötiedot

Asiakasohjelmaan liittyneiltä tallennamme lisäksi nimen, syntymäajan ja kielen sekä tarkempia yhteystietoja, kuten osoite ja puhelinnumero.

Asiakasohjelmaan liittyneiltä käsittelemme suoramarkkinointiin liittyviä suostumuksia ja kieltoja, suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyviä tietoja sekä palvelua personoivia ja asiointiasi helpottavia tietoja.

 

Yritysasiakkaisiin liittyvät tiedot

Yritysasiakkailta voimme kerätä lisäksi yrityksen yhteyshenkilön sekä muiden yrityskäyttäjien nimen ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

 

6. Henkilötietojen käsittelijät

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä, palveluiden tuottamisessa sekä erilaisissa tutkimus- ja kehitystehtävissä. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

 

7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

 

8. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan.

Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa kirjanpitolainsäädännön ja EU asetuksen rautatieliikenteen matkustajien oikeuksista ja velvollisuuksista sekä raideliikennevastuulain. Sopimussuhteen päättyessä tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

 

9. Asiakkaidemme oikeudet

Asiakkaanamme sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi tekemällä tietosuojapyynnön vr.fi -sivustolla olevan verkkolomakkeen kautta. Vaihtoehtoisesti voit tehdä pyynnön VR:n asiakaspalvelun kautta puhelimitse. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa Toteutamme näitä oikeuksia tässä kuvatulla tavalla, huomioiden soveltuvat lait ja niiden asettamat rajoitukset.

Asiakkaanamme sinulla on seuraavat tietosuojaan liittyvät oikeudet:

 

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada VR:ltä jäljennös omista henkilötiedoistasi sekä vahvistus siitä, olemmeko käsitelleet henkilötietojasi. Jäljennös toimitetaan ensisijaisesti salattuna sähköpostina tai vaihtoehtoisesti asiakirjana postitse. Osaan tiedoista, kuten puhelintallenteisiin, pääsee käsiksi vain vierailemalla VR:n toimipisteessä.

 

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Asiakasohjemaan liittyneenä voit muokata henkilötietojasi suoraan verkkosivujemme kautta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite ja yhteystiedot.

 

3. Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voida poistaa.

 

4. Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

 

5. Käsittelyn vastustaminen

Sinulla on oikeus myös vastustaa tietojesi käyttöä esimerkiksi suoramarkkinointiin. Voit vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella käsittelyä, joka perustuu VR:n oikeutettuun etuun.

 

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada tietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen. Tiedot toimitetaan sinulle salattuna sähköpostina.

 

7. Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn perusteena. Kun suostumus peruutetaan, suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely lopetetaan. Asiakasohjelmaan rekisteröityneet henkilöasiakkaat voivat poistaa suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin kirjautumalla sisään verkkosivuillamme ja muokkaamalla omia tietojaan.

 

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä asiakkaidemme kanssa. Mikäli olet sitä mieltä, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.

 

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

Varmistamme asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.