Tietosuoja

Tietosuojaseloste

17.3.2013

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Vilhonkatu 13
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Rekisteriasioita hoitava taho

VR-Yhtymä Oy
VR Asiakaspalvelukeskus
PL 55
11101 Riihimäki

3. Rekisterin nimi

VR:n matkustajaliikenteen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on VR:n asiakkaan ja VR:n välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen, laista johtuviin tehtäviin tai asiakkaan VR:lle antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• VR:n palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
• Asiakaskannan ja matkustustietojen analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
  
• Asiakkaan ja VR:n oikeuksien ja velvollisuuksien sekä turvallisuuden ja vastuullisuuden toteuttaminen. Lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen.
• Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko-, automaatti- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointi palvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.
• Puheluiden nauhoittaminen osto- ja palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

• nimi
• syntymäaika
• käyttäjätunnukset ja asiakastunnisteet
• sukupuoli
• kieli
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite

Palveluiden tuottamiseen ja matkustamiseen liittyvät henkilötiedot:

• Palvelu-, myynti-, maksu- ja matkustustapahtumatiedot
• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet-, automaatti- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet.
• asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot, kuten suosikkiyhteysvälit ja suosikkipaikka junassa sekä VR:n muodostamat asiakkuuden ryhmittelytiedot.
  
• henkilötunnus yksilöintiä vaativissa palveluissa, kuten koululaislippu
• matkustusasiakirjatiedot rajanylityksissä, kuten passin numero
• asiakkaan antamat auton tiedot auton kuljetusta varten
• asiakkuuden analysointi ja ryhmittelytiedot
• suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (kts. kohta 12)
• suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoitukset
• asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
• Tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
• Avustuspalvelun tilaamiseen ja toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten nimi, avun tarvetta kuvaavat tiedot, yhteystiedot ja matkaa yksilöivät tiedot.
• Haettaviin hyvityksiin ja korvauksiin liittyvät tiedot, kuten peruste, määrä ja pankkiyhteystiedot
• Asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot -osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy VR:n tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön ja matkustamisen yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

7. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja ei luovuteta VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta. Asiakkaiden tietoja voidaan siirtää VR:n suoramarkkinointirekisteriin. VR voi luovuttaa mobiilimaksamisen toteuttamiseksi tarpeellisia asiakkaan tietoja Point Transaction Systems Oy:n Point Verkkomaksu -verkkomaksupalvelun asiakasrekisteriin.

Asiakastietoja toimitetaan Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain asiakkaan ja VR:n välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai matkustamisen edellyttämissä lakiin perustuvissa käyttötarkoituksissa.

8. Evästeiden käyttö

Eväste (cookie) on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin lähettää käyttäjän selaimelle ja joka tallentuu koneen kiintolevylle. VR käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeiden perusteella voidaan selvittää käyttäjiä kiinnostavat tietosisällöt sekä miten ja milloin verkkopalvelua käytetään. Näiden tietojen perusteella verkkopalvelua pyritään kehittämään entistä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia sivuston palveluita, kuten VR:n verkkokauppaa, voi käyttää. Lisätietoja VR:n verkkopalvelun teknisestä toteutuksesta löydät täältä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Asiakkailla on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja VR:n Matkustajaliikenteen asiakasrekisteriin on tallennettu. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero ja asiakasnumero. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VR-Yhtymä Oy
VR Asiakaspalvelukeskus/ Tarkastuspyyntö
PL 55
11101 Riihimäki

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Asiakas voi päivittää omia perustietojaan henkilötietolain 29 § mukaisesti VR:n internetpalvelussa. Muiden tietojen osalta tiedon korjauspyyntö on tehtävä soittamalla VR:n asiakaspalveluun tai kirjallisesti osoitteeseen:

VR-Yhtymä Oy
VR Asiakaspalvelukeskus
PL 55
11101 Riihimäki

Asiakkaan tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat ja asiakkaan yksilöintiin tarvittavat: Nimi, osoite, puhelinnumero ja asiakasnumero. VR huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja eheydestä myös päivittämällä asiakkaan virallisia nimi- ja yhteystietoja säännöllisesti väestötietojärjestelmästä.

12. Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi antaa VR:lle sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 § mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää VR:ää henkilötietolain 30 § mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin.

Asiakas voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (viestit matkapuhelimeen, sähköposti). Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (puhelin, posti), markkinatutkimuskyselyt sekä matkustamistietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa.

Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.

VR-Yhtymä Oy:n asiakkuussopimus

14.9.2011

1. Sopimuksen tarkoitus ja tavoite

Tällä sopimuksella määritellään VR-Yhtymä Oy:n rekisteröityneen asiakkaan asiakkuutta koskevat ehdot. Sopimus koskee VR-Yhtymä Oy:n omaa liikennettä. Sopimuksen tavoitteena on mahdollistaa parempi asiakaspalvelu tarjoamalla asiakkaalle asiakkuuteen liittyen erilaisia palveluita ja etuja. Sopimus tehdään VR-Yhtymä Oy:n ja asiakkaan välillä.

2. Palvelun tarjoaja ja yhteystiedot

VR-Yhtymä Oy
Vilhonkatu 13
00100 Helsinki
vr.fi/asiakaspalvelu
Y-tunnus 1003521-5

3. Asiakkuus

Asiakkuuden syntyminen Asiakkuussopimus asiakkaan ja VR:n välillä syntyy, kun asiakas rekisteröityy VR:n asiakkaaksi antamalla itsestään pyydettävät tiedot ja hyväksymällä nämä asiakkuuden ehdot. Asiakkuus on maksuton ja se on voimassa toistaiseksi. Asiakkuuden syntymisen edellytyksenä on:

• 18 vuoden ikä
  
• oikeustoimikelpoinen luonnollinen henkilö
• rekisteröidyttäessä annettavien tietojen oikeellisuus

VR varaa oikeuden olla myöntämättä asiakkuutta. Asiakkuuden voimassaolo edellyttää, että asiakas huolehtii sopimuksen koko voimassaolon ajan tietojensa oikeellisuudesta, niiden päivittämisestä ja korjaamisesta viipymättä.

Asiakkuuden päättyminen Asiakkaalla on oikeus irtisanoa asiakkuus ilmoittamalla siitä kirjallisesti VR:lle. VR:llä on oikeus purkaa sopimus seuraavista syistä:

• Asiakkaan antamat oleellisesti virheelliset tai puutteelliset tiedot
• Asiakkaan olennainen sopimusrikkomus
• Asiakkaan passiivisuus asiakkuuden käytössä 24 kk
• muusta asiakkaasta johtuvasta syystä, minkä vuoksi asiakkuutta ei ole perusteltua jatkaa.

Asiakkaan irtisanomisilmoituksen tai VR:n sopimuksen purkamisen jälkeen asiakas ei voi enää saada mitään asiakkuuteen liittyviä etuja. Asiakkuus päättyy, kun VR on käsitellyt loppuun irtisanomishetkellä vireillä olevat asiakkuutta koskevat asiat.

Henkilötietojen käsittely Antaessaan tietojaan VR:lle antaa asiakas samalla myös suostumuksen niiden käsittelyyn VR:n Matkustajaliikenteen tietosuojaselosteen ja VR:n suoramarkkinointirekisterin rekisteriselosteen mukaisesti.

4. Verkkopalvelun käyttö

Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet Asiakkaalla on oikeus käyttää asiakkuutensa hoidossa VR:n tarjoamaa verkkopalvelua. Rekisteröityessään asiakas saa oman asiakasnumeron ja salasanan. Asiakas sitoutuu käyttämään verkkopalvelua VR:n ohjeiden, lain, hyvän tavan ja sopimuksen mukaisesti vain sovittuun tarkoitukseen. Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Asiakas hyväksyy itseään sitoviksi kaikki hänen käyttäjätunnuksellaan tehdyt toimenpiteet ja vastaa niistä. Asiakas vapautuu vastuusta sen jälkeen, kun hän on ilmoittanut käyttäjätunnuksen päätymisestä vieraiden tietoon.

VR:n oikeudet ja velvollisuudet VR pyrkii tuottamaan tarjoamansa verkkopalvelun laadukkaasti, mutta se ei vastaa sivuston keskeytyksettömästä toimivuudesta, verkkoyhteyksistä, teknisistä ongelmista, verkkopalvelun häiriöttömyydestä yms. eikä verkkopalvelun puutteellisuuksista asiakkaalle aiheutuvista vahingoista. VR ei vastaa ylläpitämiltään sivustoilta ulos johtavista linkeistä, niiden takana olevista sivustoista ja niistä asiakkaalle mahdollisesti aiheutuvista vahingoista.

5. Yleiset ehdot

Nämä sopimuksen ehdot ovat voimassa toistaiseksi ja VR:llä on oikeus yksipuolisesti tehdä niihin muutoksia. Asiakas ei voi siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. VR:n mahdollinen korvausvastuu ei kata asiakkaalle aiheutuvia välillisiä tai epäsuoria vahinkoja. VR ei vastaa seuraamuksista, jotka johtuvat ylivoimaisesta esteestä (force majeure) tai VR:n toiminnan kohtuuttomasta vaikeutumisesta. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimusta koskevat tai siitä johtuvat erimielisyydet, joista ei päästä sopimukseen, ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

Suoramarkkinointirekisteri

14.9.2011

Henkilötietolaki (523/99) 19 §

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Vilhonkatu 13
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Sara Kontio
VR-Yhtymä Oy, Matkustajaliikenne
Vilhonkatu 13
00100 Helsinki

3. Rekisterin nimi

VR:n suoramarkkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely henkilötietolain 19 § 1 momentin 1 ja 2 kohtien mukaisesti VR:n suoramainontaan, etämyyntiin, markkinointitoimeen, kampanjaan tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sähköpostitse, postitse ja matkapuhelimen kautta.

5. Rekisterin tietosisältö

Suoramarkkinointirekisterissä tallennetaan tiedot:

• rekisteröidyn nimestä
• arvosta tai ammatista
• iästä
• sukupuolesta
• äidinkielestä
• yhden häneen liitettävän tunnistetiedon
• yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Ennakolta yksilöityyn ja kestoltaan lyhytaikaiseen markkinointitoimeen tai kampanjaan liittyvät henkilötiedot, jotka eivät tietosisältönsä vuoksi vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa.
• Henkilötietolain 30 § ja sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 § edellyttämät suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

VR:n asiakkaiden tietoja saadaan VR:n matkustajaliikenteen asiakasrekisteristä ja ulkoisista tietolähteistä, kuten markkinoinnin kohdentamiseen tarkoitetuista kolmansien osapuolien rekistereistä. Tietojen laatua voidaan ylläpitää vertaamalla suoramarkkinointirekisterin tietoja väestötietojärjestelmän tai muun vastaavan luotettavan tietolähteen tietoihin.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Suoramarkkinointirekisterin tietoja käsitellään vain VR:n tai VR:n lukuun toimivien palvelua ylläpitävien tai kehittävien kolmansien osapuolien sekä markkinointi toimenpiteeseen osallistuvien yhteistyökumppanien toimesta. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

9. Tarkastusoikeus

Asiakkailla on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja VR:n suoramarkkinointirekisteriin on tallennettu. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset: Nimi, osoite ja sähköpostiosoite. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VR-Yhtymä Oy
VR Asiakaspalvelukeskus/ Tarkastuspyyntö
PL 55
11101 Riihimäki

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Kameravalvonnan tietosuojaseloste

18.9.2012

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Vilhonkatu 13
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pekka Ahola
VR-Yhtymä Oy
PL 488
00101 Helsinki

3. Rekisterin nimi

VR-Yhtymä Oy:n matkustajaliikenteen työ- ja yleisötilojen kameravalvonta -rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään järjestyksenpidon ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä rikos-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi VR:n toimitiloissa, kiinteistöissä, ulkoalueilla ja osassa junakalustoa.

5. Rekisterin tietosisältö

Kameravalvontajärjestelmän tallentamat aika- ja paikkasidonnaiset kuvatallenteet VR:n toimitiloista, kiinteistöistä ja ulkoalueilta sekä Sm4 ja Sm5 -junakalustosta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kameravalvontajärjestelmä, joka muodostuu VR:n toimitilojen, kiinteistöjen ja ulkoalueiden tallentavista valvontakameroista liitteessä mainituilla alueilla sekä Sm4 ja Sm5 -junakalustossa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Niitä luovutetaan tarvittaessa kohdassa 4 mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

VR:n tilat, joissa käsitellään henkilötietoja, on toimitilaturvallisuusohjeiden mukaisesti suojattu kulunvalvonnalla.

Paperimuodossa olevat asiakirjat/tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Asiakirjat hävitetään tietoturvaohjeiden mukaisesti.

VR:n tilat, joissa käsitellään henkilötietoja, on toimitilaturvallisuusohjeiden mukaisesti suojattu kulunvalvonnalla.

Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat ja tiedot on suojattu VR:n tietoturvakäytännön mukaisesti käyttäjätunnuksilla ja ulkoista tunkeutumista vastaan palomuureilla. Vain käyttöoikeuden saaneet henkilöt voivat päästä tietoihin käsiksi.

10. Tarkastusoikeus

Henkilöllä on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja VR:n kameravalvonta -rekisteriin on tallennettu. Henkilöllä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat, tallenteiden sisältämät tiedot Henkilötietolaissa tarkemmin määritellyin oikeuksin ja rajoituksin. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: VR-Yhtymä Oy, PL 488, 00101 Helsinki.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

VR:llä on tallentava kameravalvonta seuraavien asemien yleisötiloissa:

Espoo, Helsingin päärautatieasema, Hyvinkää, Hämeenlinna, Iisalmi, Imatra, Joensuu, Järvenpää, Kajaani, Karjaa, Kemi, Kerava, Kirkkonummi, Kokkola, Kouvola, Kupittaa, Lahti, Lappeenranta, Mikkeli, Oulu, Pieksämäki, Pori, Riihimäki, Rovaniemi, Salo, Seinäjoki, Tampere, Tikkurila, Turku, Vaasa, Ylivieska.

Osalla rataverkon asemia on Liikenneviraston kameravalvontaa.